7 bước chia sẻ tài liệu trên Larksuite dễ dàng cho người mới

Với thời đại 4.0 hiện nay, việc chia sẻ tài liệu nhanh chóng và an toàn là một yếu tố quan trọng để tăng cường hiệu quả công việc và sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Larksuite, một nền tảng làm việc thông minh, đã cung cấp nhiều công cụ hữu ích để giúp bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách chia sẻ tài liệu trên Larksuite một cách hiệu quả và an toàn.

I. Giới Thiệu Về Larksuite

Larksuite là một nền tảng làm việc thông minh tích hợp nhiều công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc. Với các tính năng tiện dụng, tối ưu chia sẻ tài liệu trên Larksuite đã trở thành một lựa chọn phổ biến cho nhiều tổ chức. Nền tảng này không chỉ giúp cải thiện sự giao tiếp mà còn hỗ trợ việc chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng và an toàn.

Chia sẻ tài liệu trên Larksuite giúp bạn quản lý tài liệu, cho phép bạn cộng tác trong thời gian thực. Với các tính năng như chat, video call, và quản lý dự án, Larksuite giúp các đội ngũ làm việc hiệu quả hơn. Một trong những điểm nổi bật của nền tảng này là khả năng chia sẻ tài liệu dễ dàng và an toàn.

II. Tại Sao Nên Chọn Larksuite Để Chia Sẻ Tài Liệu?

Chia sẻ tài liệu trên Larksuite sử dụng công nghệ mã hóa hiện đại để bảo vệ dữ liệu của bạn. Điều này đảm bảo rằng tài liệu của bạn chỉ được truy cập bởi những người có quyền hạn, giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin.

Giao diện thân thiện và trực quan của Larksuite giúp người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu chỉ với vài cú nhấp chuột. Bạn không cần phải là một chuyên gia công nghệ để sử dụng các tính năng này. Với việc chia sẻ tài liệu trên Larksuite, nhiều người có thể cùng chỉnh sửa tài liệu, theo dõi các thay đổi và bình luận trực tiếp. Điều này giúp nâng cao sự tương tác và cải thiện chất lượng công việc nhóm.

Nếu bạn đang làm việc với nhiều cộng tác viên trong Lark Docs, việc chia sẻ tài liệu trên Larksuite trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn có thể tạo một liên kết để cấp quyền truy cập cho tất cả mọi người cùng một lúc, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Tùy thuộc vào nhu cầu, bạn có thể lựa chọn giới hạn quyền xem hoặc chỉnh sửa cho các thành viên trong tổ chức có liên kết, hoặc mở rộng quyền truy cập cho bất kỳ ai trên internet có liên kết đó.

Chỉ những người sở hữu tài liệu hoặc cộng tác viên được cấp quyền quản lý mới có khả năng chỉnh sửa phạm vi chia sẻ liên kết. Điều này đảm bảo rằng thông tin quan trọng luôn được kiểm soát tốt trong chia sẻ tài liệu trên Larksuite

Chẳng hạn:

• Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu trên Larksuite về chính sách của tổ chức, như hướng dẫn đăng ký chỗ đỗ xe, với tất cả các thành viên, đảm bảo mọi người đều nắm rõ thông tin quan trọng.
• Sau khi thực hiện đánh giá dự án, bạn có thể tổng hợp những điểm chính trong một tài liệu và chia sẻ tài liệu trên Larksuite với các đội hoặc phòng ban khác, nhằm truyền đạt những bài học đã học được.
• Bạn có thể viết blog hoặc nội dung khác trong Lark Docs và nhanh chóng chia sẻ với bất kỳ ai trên internet bằng cách gửi cho họ liên kết, giúp mở rộng tầm ảnh hưởng của nội dung bạn tạo ra.

III. Hướng dẫn cách chia sẻ tài liệu trên Larksuite

1. Tải Tài Liệu Lên LarkDocs

Để chia sẻ tài liệu trên Larksuite, trước tiên bạn cần tải chúng lên LarkDocs:

• Đăng nhập vào Larksuite và vào phần Docs.
• Nhấp vào Tải lên để chọn tập tin từ thiết bị của bạn.
• Bạn cũng có thể kéo và thả tập tin vào giao diện LarkDocs.

2. Chia Sẻ Tài Liệu

2.1. Chia sẻ tài liệu trên Larksuite Từ Bảng Chia Sẻ

• Cách 1: Mở tài liệu cần chia sẻ và nhấp vào nút Chia sẻ ở góc phải phía trên để mở bảng chia sẻ tài liệu.
• Cách 2: Trong trang chủ hoặc không gian của tôi, tìm tài liệu trong không gian chung của Lark Docs, sau đó nhấp vào biểu tượng ba chấm (···) và chọn Chia sẻ.

2.2. Chia Sẻ tài liệu trên Larksuite với người dùng cụ thể

• Trong bảng chia sẻ, trong trường Mời cộng tác viên, tìm kiếm và chọn người dùng, nhóm hoặc phòng ban muốn mời.
• Gán quyền cho những người này, bao gồm quyền xem, quyền chỉnh sửa, quyền quản lý hoặc đặt làm chủ sở hữu.
• Nếu cần, chọn Gửi thông báo và thêm ghi chú, sau đó nhấp vào Gửi. Người nhận sẽ nhận được thông báo xác nhận.

2.3. Chia Sẻ tài liệu trên Larksuite với nhóm hoặc tổ chức

Trong bảng chia sẻ, dưới mục Phạm vi chia sẻ liên kết, bạn có thể chọn quyền truy cập:

• Để cho phép bất kỳ thành viên nào trong tổ chức có quyền truy cập, bạn có thể chọn Những người trong tổ chức có liên kết có thể xem hoặc Những người trong tổ chức có liên kết có thể chỉnh sửa.
• Để cho phép bất kỳ ai trên internet truy cập, bạn có thể chọn Bất kỳ ai có liên kết có thể xem hoặc Bất kỳ ai có liên kết có thể chỉnh sửa.

2.4. Chia sẻ tài liệu trên Larksuite Từ Tài Liệu

Bạn có thể chia sẻ các tài liệu đã được tham chiếu trong một tài liệu hiện tại:

• Khi bạn chèn tài liệu, nhấp vào Chia sẻ trong cửa sổ pop-up.
• Chọn người nhận và nhấp vào Chia sẻ để cấp quyền truy cập. Nếu muốn gửi thông báo, hãy chọn Gửi thông báo trước khi nhấn Chia sẻ.

2.5. Chia sẻ tài liệu trên Larksuite Đến Trò Chuyện

Để chia sẻ liên kết tài liệu trong trò chuyện, bạn có thể làm theo ba cách sau:

• Thứ nhất, Sao chép liên kết từ thanh địa chỉ trình duyệt.
• Thứ hai, Trong tài liệu, nhấp vào Chia sẻ và chọn Sao chép liên kết.
• Thứ ba, Trong trang chủ hoặc không gian chung, nhấp vào biểu tượng ba chấm (···) và chọn Sao chép liên kết.

Sau khi sao chép, mở trò chuyện (cá nhân hoặc nhóm) và dán liên kết. Quyền truy cập sẽ tự động được cấp cho thành viên trong cuộc trò chuyện.

2.6. Các cách chia sẻ tài liệu trên Larksuite khác

• Chia sẻ tài liệu trên Larksuite trong cuộc họp: Khi tài liệu được chia sẻ trong cuộc họp, người tham gia sẽ được cấp quyền xem tạm thời.
• Chia sẻ tài liệu trên Larksuite trong sự kiện: Nếu tài liệu được dán vào mô tả sự kiện, tất cả người tham gia sẽ có quyền xem tài liệu.

3. Chỉnh Sửa Quyền Chia Sẻ Tài Liệu Trên Larksuite

Để chỉnh sửa quyền của cộng tác viên, mở bảng chia sẻ và nhấp vào ảnh hồ sơ ở góc phải để truy cập danh sách cộng tác viên. Từ đó, bạn có thể thay đổi quyền từ quyền xem, quyền chỉnh sửa, quyền quản lý hoặc đặt làm chủ sở hữu (nếu bạn là chủ sở hữu tài liệu).

Đồng thời, bạn có thể xóa một cộng tác viên bàng cách Mở tài liệu, nhấp vào Chia sẻ, sau đó vào danh sách cộng tác viên và chọn Xóa bên cạnh tên của người mà bạn muốn xóa.

4. Chỉnh Sửa Phạm Vi Chia Sẻ Liên Kết

Đàu tiên, mở tài liệu và nhấp vào Chia sẻ. Chọn tùy chọn dưới mục Phạm vi chia sẻ liên kết. Nếu bạn chọn Chỉ cộng tác viên tài liệu mới có thể truy cập qua liên kết, chỉ những người trong danh sách cộng tác viên mới có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.

Kết Luận

Chia sẻ tài liệu nhanh chóng và an toàn là một phần quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm. Với các tính năng mạnh mẽ của chia sẻ tài liệu trên Larksuite, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu, cộng tác trong thời gian thực và bảo vệ thông tin của mình. Hãy bắt đầu sử dụng chia sẻ tài liệu trên Larksuite ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả công việc của bạn!

Xem thêm: 

Larksuite và Trello: Nên chọn công cụ nào cho đội nhóm của bạn?

Lưu trữ tài liệu an toàn và dễ dàng với Larksuite

Theo dõi Hab Media để được đọc được những bài viết hay tương tự áp dụng vào chiến lược của doanh nghiệp bạn!