Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Larksuite cho người mới

Bạn đang cần một giải pháp để quản lý công việc hiệu quả và tăng cường sự kết nối giữa các thành viên trong dự án mà công ty bạn sắp triển khai? Larksuite chính là lựa chọn hoàn hảo cho bạn! Vậy cách sử dụng larksuite như thế nào? Trong bài viết này, chúng hướng dẫn cơ bản cách sử dụng phần Larksuite một cách tối ưu nhất và dễ hiểu nhất.

I. Larksuite là gì?

Với bộ tính năng đa dạng và mạnh mẽ, Larksuite không chỉ đơn thuần là một công cụ chat mà còn là một nền tảng làm việc toàn diện, giúp các doanh nghiệp quản lý dự án, tổ chức cuộc họp và tăng cường sự hợp tác một cách hiệu quả. Larksuite là một nền tảng làm việc trực tuyến toàn diện, tích hợp nhiều tính năng hữu ích như:

• Tin nhắn: Gửi tin nhắn văn bản, hình ảnh, file, tạo nhóm chat và kênh để trao đổi thông tin.
• Cuộc họp: Tổ chức cuộc họp trực tuyến, chia sẻ màn hình, ghi âm cuộc họp.
• Tài liệu: Tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, thuyết trình trực tuyến cùng đồng nghiệp.
• Lên lịch: Quản lý lịch làm việc, đặt lịch họp, gửi lời mời.
• Các tính năng khác: Quản lý dự án, chấm công, bảng kanban,…

Ta thấy các tính năng trên vô cùng hữu ích cho một dự án mà doanh nghiệp của bạn phải đảm nhận, đem đến một trải nghiệm liền mạch và toàn diện. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách sử dụng Larksuite ra sao. Vậy cách sử dụng Larksuite như thế nào?

II. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Larksuite cho người mới

1. Tạo tài khoản và tham gia tổ chức

Việc tạo tài khoản Larksuite tổ chức là bước khởi đầu quan trọng trong cách sử dụng Larksuite để xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả. Người tạo tài khoản này đóng vai trò như “chìa khóa” của tổ chức, có quyền hạn quản lý và điều chỉnh mọi hoạt động diễn ra bên trong. Chính vì vậy, việc lựa chọn một người đáng tin cậy để đảm nhận vai trò này là vô cùng cần thiết.

Sau khi tài khoản tổ chức được tạo lập, việc thêm tài khoản cho nhân viên là bước tiếp theo. Thay vì để mỗi người tự tạo tài khoản riêng, việc quản lý tập trung sẽ giúp tránh tình trạng trùng lặp, hỗn loạn và đảm bảo tính thống nhất trong quá trình làm việc. Bằng cách này, doanh nghiệp không chỉ tạo được một hệ thống quản lý nhân sự chặt chẽ mà còn khuyến khích tinh thần làm việc nhóm và nâng cao hiệu quả công việc.

Bước 1: Truy cập trang web của Larksuite

• Mở trình duyệt: Bạn có thể sử dụng bất kỳ trình duyệt nào như Chrome, Firefox, Safari hoặc Edge.
• Nhập địa chỉ: Gõ “Larksuite” vào thanh địa chỉ và nhấn Enter hoặc truy cập trực tiếp vào địa chỉ trang web của Larksuite (ví dụ: https://www.Larksuite.com/).

Bước 2: Đăng ký tài khoản 

• Nhấn vào nút “Try for free” hoặc “Dùng thử miễn phí”

• Điền Email: Nhập địa chỉ email hợp lệ của bạn. 
• Xác nhận mã code: sau khi điền xong email thì hộ thống sẽ gửi một cái mã code về cho địa chỉ email của mình. Nhiệm vụ của bạn lúc này là điền mã vào các ô

Bước 3: Tạo tổ chức của bạn

• Nhấp vào nút “Create new organization instead”. Sau đó, sẽ hiện bảng điền thông tin để tạo tổ chức của bạn. Hãy điền đầy đủ thông tin như hướng dẫn:
•  Bấm nút “create for free”, rồi nhập mật khẩu cho tài khoản tổ chức của bạn.

Bước 4: Truy cập Admin Consol

• Tìm kiếm “Larksuite.com/admin”
• Đăng nhập tài khoản vừa tạo. Và thực hiện các tính năng, tác vụ của Larksuite cho việc quản lý dự án của công ty bạn.

2. Cách tạo nhóm làm việc trên Larksuite:

Tạo nhóm làm việc trên Larksuite là điều không thể thiếu trong cách sử dụng Larksuite khi bạn muôn tối ưu hóa toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Hãy làm theo các bước sau đây để tạo được nhóm làm việc. Truy cập ứng dụng Larksuite -> Tìm biểu tượng “Thêm” -> Chọn “Nhóm mới” -> Điền thông tin nhóm -> Đặt tên nhóm-> Chọn ảnh đại diện -> Thêm thành viên -> Chọn quyền hạn(ví dụ: quản trị viên, thành viên, khách mời) -> Nhấp vào nút “Tạo”

3. Hướng dẫn tham gia Tổ Chức trên Lark

Cách sử dụng Larksuite đối với các tài khoản chưa đăng ký và tài khoản đã đăng ký , trước hết bạn truy cập vào mục “Member and department”. Bạn có bốn cách để tham gia vào tổ chức trên LarkSuite:

• Đầu tiên, bạn có thể nhận lời mời tham gia tổ chức qua email.
• Thứ hai, bạn có thể sử dụng link mời để tham gia.
• Thứ ba, bạn có thể nhập mã code của tổ chức.
• Cuối cùng, bạn cũng có thể quét mã QR để tham gia vào tổ chức.

Bên cạnh đó bạn có thể trực tiếp nhấn “Add member” để tạo tài khoản cho nhân viên, đồng nghiệp của bạn.

III. Một số vấn đề thường gặp trong khi cách sử dụng Larksuite

• Nếu bạn không nhận được email xác nhận khi tham gia tổ chức trên LarkSuite, bạn có thể kiểm tra phần “Members” trong tài khoản của mình. Ví dụ, nếu bạn đã tạo một tài khoản demo và thấy trạng thái của tài khoản đó là “inactive”, điều này có thể có nghĩa là người dùng chưa nhận được email. Trong trường hợp này, bạn có thể nhấn vào nút “Remind”. Khi làm như vậy, hệ thống sẽ gửi một mã xác nhận (COD) đến email của người đó. Sau khi nhập mã này, người dùng sẽ nhận được thông báo qua email để hoàn tất quy trình tham gia tổ chức. Tuy nhiên, bạn cần chờ phê duyệt từ người quản lý tổ chức để có thể truy cập vào các tính năng và tài nguyên của tổ chức.

• Nếu bạn đã nhận thông báo rằng tài khoản của mình đã có trong tổ chức nhưng không thể truy cập, có thể sẽ xuất hiện thông báo như “You don’t have permission to access”. Trong trường hợp này, bạn nên liên hệ với người quản lý tổ chức để họ kiểm tra và cấp quyền truy cập cho bạn.

• Nếu bạn gặp khó khăn khi đăng nhập, chẳng hạn như khi sử dụng tài khoản demo hoặc Google, hãy đảm bảo rằng bạn đang đăng nhập đúng tài khoản. Bạn có thể kiểm tra thông tin tài khoản bằng cách vào phần chat, nhấn vào avatar của mình, sau đó vào “Settings”. Tại đây, tìm phần “Account and Security” và nhấn “Go to Account Security”.

• Kiểm tra phương thức đăng nhập của bạn, bao gồm số điện thoại, tài khoản Google có kết nối hay không, và địa chỉ email. Nếu bạn đang sử dụng email để đăng nhập nhưng cũng muốn sử dụng tài khoản Google, hãy nhấn “Connect” để liên kết tài khoản Google với email của bạn. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình đăng nhập.

IV. Cách sử dụng Larksuite sử dụng hiệu quả

Để tối ưu hóa việc cách sử dụng Larksuite, hãy áp dụng những mẹo sau đây:

• Việc tạo ra các kênh có cấu trúc rõ ràng sẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Hãy phân loại các kênh theo dự án, nhóm làm việc hoặc chủ đề cụ thể để dễ dàng theo dõi và truy cập thông tin cần thiết.
• Tính năng tìm kiếm của Larksuite cho phép bạn nhanh chóng tìm kiếm các tin nhắn, tài liệu và cuộc họp. Hãy tận dụng điều này để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
• Sử dụng phím tắt có thể giúp bạn tăng tốc độ làm việc đáng kể. Hãy làm quen với các phím tắt phổ biến trong Larksuite để thực hiện các tác vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Để hiểu rõ hơn về những tính năng nâng cao của Larksuite, hãy tham gia các khóa đào tạo. Điều này không chỉ giúp bạn nắm vững công cụ mà còn mở ra nhiều cơ hội tối ưu hóa quy trình làm việc.

Lời kết

Larksuite là một công cụ vô cùng hữu ích cho các cá nhân và doanh nghiệp. Với hướng dẫn chi tiết trên, hy vọng bạn đã có những kiến thức cơ bản cách sử dụng Larksuite một cách hiệu quả. Hãy khám phá thêm các tính năng khác và tận hưởng những trải nghiệm làm việc tuyệt vời cùng Larksuite nhé!

Những bước này là cơ bản để bạn có thể đăng nhập và cách sử dụng Larksuite hiệu quả, đồng thời tránh các lỗi không cần thiết. Sắp tới, trên Hab Media sẽ có thêm nhiều bài viết hướng dẫn về cách sử dụng Larksuite, từ việc tham gia tổ chức đến cách tạo tổ chức. Hãy theo dõi Hab Media để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích!

Xem thêm:

5 tính năng nổi bật của Larksuite mà bạn không thể bỏ qua

Larksuite và Trello: Nên chọn công cụ nào cho đội nhóm của bạn?