Hướng dẫn làm việc nhóm với Larksuite hiệu quả 2024

Trong môi trường làm việc nhóm, các khó khăn thường gặp bao gồm giao tiếp không hiệu quả, quản lý công việc, và chia sẻ tài liệu. Những vấn đề này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong tiến độ và giảm năng suất. LarkSuite giải quyết những khó khăn này bằng cách cung cấp các công cụ tích hợp giúp tăng cường giao tiếp, quản lý nhiệm vụ và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn làm việc nhóm với Larksuite cho đội nhóm của bạn!

LarkSuite là một nền tảng làm việc trực tuyến toàn diện được thiết kế để hỗ trợ các nhóm trong việc giao tiếp và hợp tác hiệu quả. Nền tảng này cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ như chat, gọi video, quản lý tài liệu và lịch, giúp người dùng làm việc cùng nhau một cách liền mạch. LarkSuite không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo.

I. Các tính năng nổi bật của larksuite hỗ trợ làm việc nhóm

1. Tạo và Quản Lý Nhiệm Vụ

LarkSuite cung cấp khả năng tạo nhiệm vụ và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm. Bạn có thể theo dõi tiến độ công việc, đặt hạn chót và nhận thông báo khi nhiệm vụ được hoàn thành. Tính năng này giúp mọi người nắm rõ nhiệm vụ của mình và đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ sót.

2. Chat và Gọi Video

LarkSuite cho phép người dùng tạo nhóm chat và các kênh riêng biệt cho từng dự án hoặc bộ phận. Tính năng gọi video và chia sẻ màn hình giúp tăng cường giao tiếp trực tiếp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thảo luận và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Bạn có thể dễ dàng mời các thành viên tham gia cuộc gọi và chia sẻ nội dung cần thảo luận.

3. Chia Sẻ và Đồng Biên Tập Tài Liệu

Với Lark Docs, Sheets và Slides, người dùng có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu cùng lúc. Điều này giúp tăng cường sự cộng tác và đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều có thể đóng góp ý kiến và cập nhật nội dung ngay tức thì, mà không cần phải gửi qua lại các phiên bản tài liệu.

Với nhiều tính năng nổi bật với công việc đội nhóm, sau đây Hab Media sẽ hướng dẫn làm việc nhóm với Larksuite.

II. Hướng dẫn làm việc nhóm với Larksuite hiệu quả

Trong môi trường làm việc hiện đại, sự hợp tác và quản lý công việc nhóm hiệu quả đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Larksuite, với những công cụ mạnh mẽ và tính năng phong phú, chính là giải pháp lý tưởng để giúp các nhóm làm việc một cách hiệu quả và có tổ chức. chúng tôi sẽ hướng dẫn làm việc nhóm với Larksuite để quản lý công việc nhóm, từ việc tạo bảng quản lý công việc đến việc giao nhiệm vụ và tổ chức công việc theo phương pháp Kanban.

1. Quản lý công việc nhóm

Thứ nhất, trong hướng dẫn làm việc nhóm với Larksuite là chúng ta sẽ khám phá một bảng quản lý công việc nhóm với các chức năng cơ bản để theo dõi và tổ chức công việc hiệu quả.

• Bảng Quản Lý Công Việc: Bảng này bao gồm các thông tin như tên nhiệm vụ, thời gian, mức độ ưu tiên, trạng thái công việc và nơi phát sinh nhiệm vụ. Bạn có thể phân loại công việc theo ba cấp độ khác nhau.
  
• Thời Gian: Có các cột để ghi lại thời gian tạo nhiệm vụ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và hạn chót. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi thời gian còn lại cho mỗi nhiệm vụ.
  
• Ghi Chú và Mô Tả: Bạn có thể thêm ghi chú chi tiết về từng công việc để đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ nhiệm vụ mà họ cần thực hiện.
  
• Tác Vụ và Phân Công: Bảng cho phép bạn phân công công việc một cách rõ ràng, bao gồm ai là người thực hiện, ai hỗ trợ, và ai là người đã tạo nhiệm vụ. Điều này giúp tránh tình trạng trùng lặp và đảm bảo rằng mọi công việc đều có người phụ trách.
  
• Chế Độ Xem Tùy Chỉnh: Bạn có thể tạo các chế độ xem khác nhau để nhóm và lọc công việc theo từng người hoặc theo trạng thái công việc. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu suất công việc.
  
• Tạo Nhiệm Vụ Mới: Khi tạo nhiệm vụ mới, bạn sẽ nhập các thông tin như thời gian, hạn chót, ghi chú và người phụ trách. Sau khi hoàn thành, nhiệm vụ sẽ tự động được thêm vào bảng chính.
  
• Quản Lý Trạng Thái: Mỗi nhiệm vụ có thể có trạng thái khác nhau như “đang làm”, “hoàn thành” hoặc “tạm dừng”. Bạn có thể dễ dàng thay đổi trạng thái của nhiệm vụ để theo dõi tiến độ.
  
• Tổ Chức Thông Tin: Bạn có thể ẩn những thông tin không cần thiết để bảng quản lý trở nên gọn gàng hơn, chỉ hiển thị các cột quan trọng.

2. Các chế độ xem của quản lý công việc nhóm

Larksuite cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau để giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn là phần thứ hai hướng dẫn làm việc nhóm với Larksuite của chúng tôi

Chế Độ Xem Kanban: giúp bạn theo dõi tiến độ nhiệm vụ theo các cột trạng thái khác nhau, giúp trực quan hóa quy trình làm việc.

• Tạo Các Cột Trạng Thái: Xác định các cột như “Chưa Bắt Đầu”, “Đang Làm”, “Đã Hoàn Thành”.
• Di Chuyển Nhiệm Vụ: Kéo và thả nhiệm vụ giữa các cột để cập nhật trạng thái.
• Theo Dõi Tiến Độ: Dễ dàng theo dõi nhiệm vụ từ việc bắt đầu đến khi hoàn thành, giúp nhóm nhìn thấy tiến độ tổng quan của dự án.

Chế Độ Xem Dự Đoán giúp bạn dự đoán các nhiệm vụ dự kiến trong tương lai dựa trên thời gian và trạng thái hiện tại.
Chế Độ Xem Danh Sách cho phép bạn xem tất cả các nhiệm vụ trong dạng danh sách, giúp dễ dàng sắp xếp và quản lý công việc.

3. Hướng dẫn cách giao nhiệm vụ cho thành viên nhóm

Hướng dẫn làm việc nhóm với Larksuite để giao nhiệm vụ cho thành viên trong nhóm, bạn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn Nhiệm Vụ

• Mở Bảng Quản Lý Công Việc: Truy cập vào bảng mà bạn đã tạo để quản lý nhiệm vụ.
• Chọn Nhiệm Vụ Cần Giao: Tìm nhiệm vụ mà bạn muốn phân công và nhấp vào đó để mở chi tiết nhiệm vụ.

Bước 2: Phân Công

• Người Thực Hiện: Trong phần chi tiết nhiệm vụ, chọn thành viên nhóm là người thực hiện nhiệm vụ. Bạn có thể tìm kiếm tên hoặc chọn từ danh sách có sẵn.
• Người Hỗ Trợ: Nếu nhiệm vụ cần sự hỗ trợ, hãy chỉ định các thành viên hỗ trợ khác.
• Người Tạo Nhiệm Vụ: Đảm bảo người tạo nhiệm vụ cũng được chỉ định nếu cần thiết.

Bước 3: Ghi Chú và Hướng Dẫn

• Cung Cấp Hướng Dẫn: Thêm các ghi chú hoặc hướng dẫn cần thiết cho người thực hiện nhiệm vụ để đảm bảo họ hiểu rõ yêu cầu và các bước thực hiện.
• Tài Liệu Đính Kèm: Đính kèm các tài liệu hoặc liên kết liên quan để hỗ trợ quá trình làm việc.

Bước 4: Theo Dõi Tiến Độ

• Kiểm Tra Cập Nhật: Theo dõi tiến độ của nhiệm vụ qua bảng quản lý để đảm bảo rằng nhiệm vụ đang được thực hiện đúng hạn.
• Nhắc Nhở: Sử dụng các công cụ nhắc nhở hoặc thông báo để giữ cho thành viên nhóm luôn cập nhật về tiến độ công việc.

4. Hướng dẫn cách kanban trong quản lý công việc nhóm của từng nhân sự

Phương pháp Kanban là một công cụ hữu ích để quản lý công việc nhóm, giúp bạn theo dõi tiến độ và cải thiện quy trình làm việc. Dưới đây là hướng dẫn làm việc nhóm với Larksuite áp dụng Kanban
Cấu Hình Bảng Kanban:

• Mở Bảng Kanban: Chọn chế độ xem Kanban trong bảng quản lý công việc của bạn.
• Xác Định Các Cột: Tạo các cột trạng thái như “Chưa Bắt Đầu”, “Đang Làm”, “Đã Hoàn Thành”, hoặc các cột khác phù hợp với quy trình của bạn.
• Kéo và Thả: Kéo và thả các nhiệm vụ giữa các cột để cập nhật trạng thái của chúng.
• Cập Nhật Trạng Thái: Đảm bảo trạng thái của nhiệm vụ được cập nhật chính xác để phản ánh đúng tiến độ công việc.

Theo Dõi Tiến Độ:

• Xem Tổng Quan: Sử dụng bảng Kanban để xem tổng quan về tiến độ công việc của toàn bộ nhóm.
• Xác Định Vấn Đề: Xác định các nhiệm vụ bị trì hoãn hoặc có vấn đề và thực hiện các hành động cần thiết để giải quyết.
• Nhận Xét và Điều Chỉnh: Dựa trên kết quả và phản hồi, điều chỉnh quy trình và cấu hình bảng Kanban để tối ưu hóa quy trình làm việc.

Kết Luận

LarkSuite là một công cụ mạnh mẽ giúp cải thiện hiệu quả làm việc nhóm qua các tính năng tích hợp vượt trội. Với khả năng hỗ trợ giao tiếp, quản lý nhiệm vụ, chia sẻ tài liệu và tổ chức lịch trình, LarkSuite không chỉ giúp giải quyết những khó khăn thường gặp trong làm việc nhóm mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và năng động. Hướng dẫn làm việc nhóm với Larksuite được áp dụng vào quy trình làm việc sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ đó nâng cao năng suất và sự hài lòng của nhân viên.

Xem thêm: Larksuite làm việc nhóm – Công cụ tuyệt vời cho đội nhóm

Hãy bắt đầu tận dụng các tính năng của Larksuite bằng hướng dẫn làm việc nhóm với Larksuite ở trên để tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm và đạt được kết quả tốt nhất trong các dự án của bạn. Theo dõi Hab Media để được đọc được những bài viết hay tương tự áp dụng vào chiến lược của doanh nghiệp bạn!