3 cách lưu trữ tài liệu an toàn và dễ dàng với Larksuite

Ngày nay, việc bảo vệ dữ liệu và quản lý tài liệu một cách hiệu quả là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp. LarkSuite, nền tảng làm việc thông minh, không chỉ là công cụ để kết nối và cộng tác mà còn là giải pháp lưu trữ tài liệu an toàn và hiệu quả. Với LarkSuite, bạn có thể dễ dàng quản lý, chia sẻ và bảo vệ lưu trữ tài liệu quan trọng của mình một cách thuận tiện và an toàn.

I. Không gian lưu trữ của Larksuite

1. Tập Tin Chiếm Không Gian Lưu Trữ

Người tải tập tin: Tất cả các tập tin được tải lên (bao gồm cả tập tin tải lên trực tiếp và qua kéo và thả).

Khi tải lên thư mục, chỉ các tập tin bên trong mới chiếm không gian lưu trữ. Hình thu nhỏ từ hình ảnh và video không chiếm không gian lưu trữ. Xem hình ảnh, video và tập tin của người khác không ảnh hưởng đến không gian lưu trữ của bạn. Nếu bạn lưu những tập tin này vào ổ đĩa của mình, không gian lưu trữ của bạn sẽ được sử dụng.

2. Thêm Tập Tin Vào Docs và Wiki

Chủ sở hữu tập tin: Tất cả hình ảnh, video, tập tin đính kèm và nội dung khác được chèn vào tài liệu.

Văn bản không chiếm không gian lưu trữ. Xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ tài liệu của người khác không ảnh hưởng đến không gian lưu trữ của bạn. Không gian lưu trữ cho các tập tin đã được tải lên sẽ không được tính khi chúng được chèn vào tài liệu qua liên kết. Khi xóa một tập tin được thêm vào tài liệu, nó vẫn tồn tại trong các phiên bản lịch sử và sẽ chiếm không gian lưu trữ. Để giải phóng không gian, bạn cần xóa toàn bộ tài liệu.

II. Tại Sao Nên Chọn LarkSuite Để Lưu Trữ Tài Liệu?

LarkSuite mang đến cho bạn một giải pháp lưu trữ đám mây tối ưu với các gói dịch vụ phong phú. Với 100 GB không gian lưu trữ tài liệu cho gói bản dùng thử, 1 TB cho gói nâng cao, và 10 TB cho gói doanh nghiệp, bạn hoàn toàn yên tâm khi lưu trữ tài liệu.

Không chỉ vậy, LarkSuite cho phép bạn tạo không giới hạn số lượng thư mục trong Không gian của tôi, mỗi thư mục có thể chứa đến 400,000 tài liệu và thư mục con, giúp bạn tổ chức thông tin một cách hiệu quả. Bạn cũng có thể có đến 1,500 tài liệu và thư mục ở bất kỳ cấp độ nào trong một thư mục để lưu trữ tài liệu.

Tất cả các tập tin đã tải lên và nhập khẩu được lưu trữ an toàn trong Docs > Không gian của tôi, với tối đa 100 cấp thư mục cho phép bạn tổ chức dữ liệu một cách linh hoạt. Bạn có thể di chuyển lên đến 20,000 tài liệu và thư mục cùng một lúc và không có giới hạn nào cho số lượng tập tin hoặc thư mục có thể tải lên hoặc nhập khẩu. Thêm vào đó, bạn có thể lưu trữ tài liệu một số lượng không giới hạn các tập tin vào danh sách ưa thích trong Docs.

Khi cần xóa tài liệu, LarkSuite cho phép bạn xóa đến 2,000 tài liệu và thư mục cùng một lúc. Hơn nữa, các mục đã xóa sẽ được giữ lại trong Rác trong 30 ngày, trong thời gian này bạn có thể khôi phục hoặc xóa vĩnh viễn chúng. Với LarkSuite, bạn không chỉ nhận được không gian lưu trữ tài liệu an toàn mà còn là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn quản lý tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.

Bạn có thể tải lên nhiều định dạng tập tin khác nhau trên Lark Drive để lưu trữ tài liệu của mình trên đám mây. Lark Drive cũng cho phép bạn xem trước các định dạng tập tin như .doc, .ppt và .pdf trực tuyến. Hơn nữa, bạn có thể chuyển đổi tài liệu, bảng tính và nhiều loại tệp khác thành định dạng tài liệu Lark.

Khi tải lên, bạn có thể chọn vị trí lưu trữ tài liệu cho các tập tin, bao gồm My Space (My Folders), thư mục, Wiki hoặc Thư viện tài liệu cá nhân. Sau khi hoàn tất tải lên, bạn cũng có thể dễ dàng di chuyển các tập tin đến vị trí khác nếu cần thiết.

III. Hướng dẫn tải lên tài liệu và tập tin cục bộ

1. Tải Tập Tin Từ Trò Chuyện

Khi nhận một tập tin trong ứng dụng máy tính, bạn có thể nhấp vào biểu tượng Lưu vào My Space trên thẻ tập tin. Tập tin sẽ được lưu vào Lark Docs > My Space (My Folders).

2. Tải Tập Tin Trên Trang Chủ Lark Docs

Để mở Lark Docs, nhấp vào Docs trong thanh điều hướng bên trái của ứng dụng máy tính hoặc truy cập larksuite.com/drive/home.

Có hai cách để tải tập tin lên:

• Thứ nhất: Kéo tập tin hoặc thư mục vào trang chủ Lark Docs.
• Thứ hai: Di chuột qua Tải lên và chọn Tải lên tập tin hoặc Tải lên thư mục. Sau đó, chọn tập tin hoặc thư mục bạn muốn tải lên.

Bạn có thể tải tập tin vào My Space (My Folders) hoặc thư mục cá nhân. Nhưng cần quyền chỉnh sửa của tập tin đó.

3. Tải Tập Tin Lên Wiki Hoặc Thư Viện Tài Liệu

Để tải tập tin lên Wiki hoặc Thư viện tài liệu, thực hiện theo các bước sau:

• Mở Docs trong thanh điều hướng bên trái của ứng dụng hoặc truy cập larksuite.com/drive/home.
• Nhấp vào Wiki trong thanh bên, tìm vị trí cần thêm trang. Di chuột qua tiêu đề trang, nhấp vào biểu tượng + và chọn Tải lên hoặc Import > Tải lên tập tin cục bộ.

4. Xem Các Tập Tin Đã Tải Lên
Sau khi tải tập tin lên, bạn có thể xem trước nội dung của một số định dạng trực tuyến và xem thông tin như số lượt truy cập.

Các định dạng tập tin hỗ trợ xem trước:

• Tài liệu: .doc, .docx, .txt, .rtf, .pages
• Bảng tính: .xls, .xlsx, .csv, .numbers
• Trình bày: .ppt, .pptx, .key
• PDF: .pdf
• Hình ảnh: .png, .jpg, .gif, .bmp
• Video: .mp4, .mov
• Âm thanh: .mp3, .wav
• Tập tin nén: .zip, .rar

Các tập tin từ Pages, Numbers, Keynote chỉ hiển thị trang đầu tiên. Hình thức của nội dung khi xem trước có thể khác so với định dạng gốc.

5. Xem Chi Tiết Tập Tin

Mở tập tin và nhấp vào biểu tượng ··· > Chi tiết tài liệu để xem thông tin như chủ sở hữu, thời gian tạo, kích thước, và số lượt xem.

IV. Câu Hỏi Thường Gặp

1. Tập Tin và Thư Mục Đã Tải Lên Được Lưu Ở Đâu?

Nếu bạn tải lên từ trò chuyện hoặc không gian cá nhân (My Space), tập tin sẽ tự động được lưu vào Không gian của tôi (My Folders).

Nếu tải lên trong Wiki hoặc Thư viện tài liệu, tập tin sẽ được lưu ở vị trí mà bạn nhấp vào biểu tượng +.

Bạn có thể chọn vị trí lưu khi tải lên từ nơi khác.

2. Tập Tin Tải Lên Từ Cuộc Trò Chuyện Được Lưu Trong Bao Lâu?

Các tập tin tải lên từ trò chuyện sẽ được lưu trữ vô thời hạn, miễn là chúng không bị xóa.

3. Làm Cách Nào Để Chỉnh Sửa Tập Tin Đã Tải Lên?

Không thể chỉnh sửa trực tiếp các tập tin đã tải lên. Tuy nhiên, một số định dạng có thể được chuyển đổi thành tài liệu trực tuyến để chỉnh sửa.

4. Có Thể Chuyển Đổi Tập Tin Đã Tải Lên Thành Tài Liệu Lark Không?

Có, các định dạng .doc, .docx, .xls và .xlsx có thể được chuyển đổi thành tài liệu Lark để chỉnh sửa trực tuyến.

5. Độ Lớn Tối Đa Của Tập Tin Có Thể Lưu Trữ Tài Liệu Là Bao Nhiêu?

Kích thước tối đa phụ thuộc vào gói dịch vụ:

• Gói Bản dùng thử: 250 MB
• Gói Nâng cao: 50 GB
• Gói Doanh nghiệp: 100 GB

Kết Luận

LarkSuite là một giải pháp lưu trữ tài liệu an toàn và hiệu quả, giúp bạn quản lý và bảo vệ dữ liệu của mình một cách dễ dàng. Với các tính năng nổi bật, giao diện thân thiện và khả năng tích hợp linh hoạt, LarkSuite sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy trong công việc của bạn. Hãy tận dụng những lợi ích mà LarkSuite mang lại để nâng cao hiệu suất làm việc và bảo vệ thông tin quan trọng của bạn một cách hiệu quả.

Xem thêm: Larksuite quản lý tài liệu thông minh
Hãy khám phá HAB Media để đọc những bài viết chất lượng về LarkSuite lưu trữ tài liệu tương tự nhé!